Diferentes locales de archivo a través del tiempo y la necesidad de una investigación integral de la cadena documental
Para la correcta administración de justicia resulta indispensable investigar la cadena de evidencia y la documentación correspondiente a las víctimas y a sus familiares, la cual se encuentra archivada físicamente en múltiples, diferentes y dispersas sedes de archivos y registros públicos del Perú y, cuando corresponda, del extranjero.
Durante generaciones, los documentos oficiales han cambiado de formato y de ubicación física. Paralelamente, las instituciones han incrementado el número de sedes donde conservan sus archivos. Asimismo, diversas tecnologías han sido sustituidas por otras más modernas, dificultando la continuidad, circulación, consulta y utilización de cadenas completas de documentos.
Como ejemplo de esta evolución documental, inicialmente los registros fueron elaborados en forma manuscrita; posteriormente se utilizaron máquinas de escribir; más adelante muchos documentos fueron trasladados a papel membretado y luego a sistemas de microfichas, aquellas tarjetas utilizadas mediante equipos especiales que durante muchos años funcionaron en los Archivos de la Nación y otras instituciones públicas.
Con la llegada de la digitalización y del internet, una parte importante de dichas microfichas quedó almacenada en cajas, depósitos y estanterías de diferentes archivos públicos, sin que en muchos casos exista plena certeza sobre su ubicación, estado de conservación o nivel de accesibilidad.
Esta situación constituye un problema real para la administración de justicia.
Existe el riesgo de que documentos esenciales, tales como partidas de nacimiento, matrimonios, registros migratorios, defunciones y demás antecedentes civiles, permanezcan sin digitalizar, expuestos al deterioro, extravío o pérdida, afectando la posibilidad de reconstruir correctamente los hechos y la identidad documental de las personas involucradas.
Por ello, resulta necesario que el Ministerio Público, dentro de sus facultades constitucionales y legales de investigación, disponga las diligencias necesarias para localizar, identificar, preservar, organizar y documentar toda la información pertinente relacionada con el presente caso.
Entre las diligencias que pueden considerarse necesarias se encuentran:
• La ubicación e inspección de los archivos existentes en RENIEC.
• La revisión de archivos de municipalidades provinciales y distritales.
• La revisión de archivos históricos nacionales, regionales y locales.
• La revisión de archivos parroquiales antiguos cuando corresponda.
• La revisión de protocolos y archivos notariales.
• La revisión de registros migratorios nacionales.
• La identificación de otras instituciones públicas o privadas que puedan conservar documentación relacionada con las personas investigadas.
Asimismo, la investigación deberá procurar reconstruir la cadena documental completa desde el registro más antiguo que resulte localizable, avanzando generación por generación conforme lo requieran los hechos materia del proceso.
Con dicho propósito, podrán recabarse, entre otros documentos:
• Partidas de nacimiento de ambos padres.
• Partidas de matrimonio de los padres.
• Partidas de nacimiento de los abuelos paternos y maternos.
• Partidas de matrimonio de dichos abuelos.
Con ello será posible reconstruir documentalmente tres generaciones familiares cuando las circunstancias del caso así lo requieran.
Si durante la investigación aparecen antecedentes de migración internacional, especialmente ocurridos alrededor de los años 1900, también resultaría pertinente evaluar la obtención de:
• Registros migratorios.
• Registros parroquiales.
• Censos históricos.
• Documentos de embarque.
• Inscripciones consulares.
• Certificados originales emitidos por autoridades extranjeras.
• Archivos militares o civiles del país de origen.
La amplitud de dichas diligencias dependerá de las circunstancias específicas del caso y de la necesidad de reconstruir de manera completa la cadena documental, la identidad de las personas involucradas y los antecedentes relevantes para el esclarecimiento de los hechos.
Debe tenerse presente que el transcurso del tiempo incrementa el riesgo de deterioro o pérdida definitiva de documentos históricos; que cada archivo posee procedimientos, horarios y reglas propias para el acceso a su información; y que la pronta actuación del Ministerio Público permitirá preservar evidencia potencialmente relevante para la presente investigación y asegurar que la reconstrucción documental se realice de manera completa, objetiva y conforme a los principios de búsqueda de la verdad material.
Si posteriormente este escrito va a formar parte de un expediente judicial peruano, puede adaptarse al formato propio de un escrito dirigido al Juzgado, incorporando encabezado, expediente, sumilla, petitorio, fundamentos de hecho y fundamento jurídico.