SUMILLA: Solicitud de investigación integral, localización, preservación y reconstrucción de la cadena documental histórica correspondiente a las víctimas, sus familiares y las personas involucradas en el presente caso.
DIFERENTES LOCALES DE ARCHIVO A TRAVÉS DEL TIEMPO
La necesidad de una investigación integral de la cadena documental
RESUMEN
El presente escrito plantea la necesidad de investigar integralmente la cadena de evidencia y documentación correspondiente a las víctimas y sus familiares, considerando que dicha documentación se encuentra físicamente distribuida en múltiples sedes de archivos y registros públicos del Perú y, cuando corresponda, del extranjero. La evolución histórica de los sistemas documentales, desde los registros manuscritos y las máquinas de escribir hasta el papel membretado, las microfichas y los actuales sistemas de digitalización, ha generado desplazamientos, fragmentación y dispersión de documentos. En consecuencia, resulta necesario que el Ministerio Público disponga las diligencias destinadas a localizar, identificar, preservar, organizar y documentar la información pertinente, reconstruyendo la cadena documental desde los registros más antiguos que puedan ser localizados y avanzando generación por generación conforme lo requieran los hechos materia de investigación.
ÍNDICE
- La necesidad de investigar la cadena documental
- Evolución histórica de los sistemas documentales
- Dispersión física de los archivos
- Riesgo de pérdida o deterioro documental
- Diligencias de localización e inspección de archivos
- Reconstrucción de la cadena documental familiar
- Documentación correspondiente a tres generaciones
- Antecedentes de migración internacional
- Alcance de la investigación documental
- Necesidad de actuación oportuna del Ministerio Público
- Conclusión jurídica
DESARROLLO
1. LA NECESIDAD DE INVESTIGAR LA CADENA DOCUMENTAL
1.1. Para la correcta administración de justicia resulta indispensable investigar la cadena de evidencia y la documentación correspondiente a las víctimas y a sus familiares, la cual se encuentra archivada físicamente en múltiples, diferentes y dispersas sedes de archivos y registros públicos del Perú y, cuando corresponda, del extranjero.
1.2. La investigación documental deberá considerar la totalidad de las fuentes que puedan contener información relevante para reconstruir los hechos, la identidad de las personas involucradas y los antecedentes familiares pertinentes.
2. EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LOS SISTEMAS DOCUMENTALES
2.1. Durante generaciones, los documentos oficiales han cambiado de formato y de ubicación física. Paralelamente, las instituciones han incrementado el número de sedes donde conservan sus archivos.
2.2. Asimismo, diversas tecnologías han sido sustituidas por otras más modernas, dificultando la continuidad, circulación, consulta y utilización de cadenas completas de documentos.
2.3. Como ejemplo de esta evolución documental, inicialmente los registros fueron elaborados en forma manuscrita; posteriormente se utilizaron máquinas de escribir; más adelante muchos documentos fueron trasladados a papel membretado y luego a sistemas de microfichas, aquellas tarjetas utilizadas mediante equipos especiales que durante muchos años funcionaron en los Archivos de la Nación y otras instituciones públicas.
3. DISPERSIÓN FÍSICA DE LOS ARCHIVOS
3.1. Con la llegada de la digitalización y del internet, una parte importante de dichas microfichas quedó almacenada en cajas, depósitos y estanterías de diferentes archivos públicos, sin que en muchos casos exista plena certeza sobre su ubicación, estado de conservación o nivel de accesibilidad.
3.2. Esta situación constituye un problema real para la administración de justicia, debido a que la información histórica puede encontrarse fragmentada entre diferentes instituciones, sedes y sistemas de archivo.
4. RIESGO DE PÉRDIDA O DETERIORO DOCUMENTAL
4.1. Existe el riesgo de que documentos esenciales, tales como partidas de nacimiento, matrimonios, registros migratorios, defunciones y demás antecedentes civiles, permanezcan sin digitalizar, expuestos al deterioro, extravío o pérdida, afectando la posibilidad de reconstruir correctamente los hechos y la identidad documental de las personas involucradas.
4.2. Por ello, resulta necesario que el Ministerio Público, dentro de sus facultades constitucionales y legales de investigación, disponga las diligencias necesarias para localizar, identificar, preservar, organizar y documentar toda la información pertinente relacionada con el presente caso.
5. DILIGENCIAS DE LOCALIZACIÓN E INSPECCIÓN DE ARCHIVOS
5.1. Entre las diligencias que pueden considerarse necesarias se encuentran la ubicación e inspección de los archivos existentes en RENIEC; la revisión de archivos de municipalidades provinciales y distritales; la revisión de archivos históricos nacionales, regionales y locales; la revisión de archivos parroquiales antiguos cuando corresponda; la revisión de protocolos y archivos notariales; la revisión de registros migratorios nacionales; y la identificación de otras instituciones públicas o privadas que puedan conservar documentación relacionada con las personas investigadas.
6. RECONSTRUCCIÓN DE LA CADENA DOCUMENTAL FAMILIAR
6.1. Asimismo, la investigación deberá procurar reconstruir la cadena documental completa desde el registro más antiguo que resulte localizable, avanzando generación por generación conforme lo requieran los hechos materia del proceso.
6.2. La reconstrucción deberá permitir establecer la continuidad documental de las personas involucradas y relacionar los diferentes registros que hayan sido producidos a lo largo del tiempo.
7. DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE A TRES GENERACIONES
7.1. Con dicho propósito, podrán recabarse, entre otros documentos, las partidas de nacimiento de ambos padres; las partidas de matrimonio de los padres; las partidas de nacimiento de los abuelos paternos y maternos; y las partidas de matrimonio de dichos abuelos.
7.2. Con ello será posible reconstruir documentalmente tres generaciones familiares cuando las circunstancias del caso así lo requieran.
8. ANTECEDENTES DE MIGRACIÓN INTERNACIONAL
8.1. Si durante la investigación aparecen antecedentes de migración internacional, especialmente ocurridos alrededor de los años 1900, también resultaría pertinente evaluar la obtención de registros migratorios, registros parroquiales, censos históricos, documentos de embarque, inscripciones consulares, certificados originales emitidos por autoridades extranjeras y archivos militares o civiles del país de origen.
8.2. La obtención de dichos documentos permitirá ampliar la reconstrucción documental cuando los antecedentes relevantes se encuentren fuera del territorio nacional.
9. ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL
9.1. La amplitud de dichas diligencias dependerá de las circunstancias específicas del caso y de la necesidad de reconstruir de manera completa la cadena documental, la identidad de las personas involucradas y los antecedentes relevantes para el esclarecimiento de los hechos.
9.2. La investigación deberá comprender, dentro de lo que resulte pertinente, los distintos archivos, registros y fuentes documentales capaces de aportar elementos para dicha reconstrucción.
10. NECESIDAD DE ACTUACIÓN OPORTUNA DEL MINISTERIO PÚBLICO
10.1. Debe tenerse presente que el transcurso del tiempo incrementa el riesgo de deterioro o pérdida definitiva de documentos históricos; que cada archivo posee procedimientos, horarios y reglas propias para el acceso a su información; y que la pronta actuación del Ministerio Público permitirá preservar evidencia potencialmente relevante para la presente investigación.
10.2. La actuación oportuna permitirá asegurar que la reconstrucción documental se realice de manera completa, objetiva y conforme a los principios de búsqueda de la verdad material.
11. CONCLUSIÓN JURÍDICA
11.1. La dispersión histórica y física de los documentos exige que la investigación no se limite a los registros actualmente digitalizados o disponibles en una sola institución, sino que comprenda la localización y examen de las diferentes fuentes documentales que puedan contener antecedentes relevantes.
11.2. La reconstrucción integral de la cadena documental permitirá preservar evidencia potencialmente relevante, establecer la identidad documental de las personas involucradas y reconstruir los antecedentes familiares y migratorios necesarios para el esclarecimiento de los hechos materia de investigación.
11.3. En consecuencia, corresponde considerar la localización, identificación, preservación, organización y documentación de los archivos pertinentes como una diligencia integral de investigación, cuya amplitud deberá determinarse conforme a las circunstancias específicas del caso y a la necesidad de asegurar una reconstrucción documental completa.